Die Abnahme von Berichtsheften gehört für Sie als Ausbildender zum Ausbildungsalltag. Wenn Sie viele Azubis direkt betreuen, kann diese Aufgabe schnell sehr zeitintensiv werden. Bisher erfolgte die Prüfung der Berichtsheftwochen standardmäßig über den Menüpunkt „Woche“ im Abschnitt „Berichtsheft“ jeweils einzeln für einen Azubi und eine bestimmte Woche. Besonders für Unternehmen mit einer großen Zahl an Auszubildenden führte dies zu aufwendigen und langwierigen Abnahmeprozessen.
Neue Schnellansicht für effizientere Prozesse
Um Sie als Ausbildender bei der Arbeit besser zu unterstützen und größere Ausbildungsszenarien effizienter zu gestalten, wurde eine neue Funktion umgesetzt: der Einstieg über die Schnellansicht.
Mit dieser neuen Einstellung können Sie sich anstelle des gewohnten Einstiegs über die „Woche“ direkt die „Schnellansicht“ beim Öffnen des Bereichs „Berichtsheft“ anzeigen lassen. Die Entscheidung, welchen Einstieg Sie verwendet wollen, treffen Sie individuell über Ihre Profildaten. Dort können Sie die Schnellansicht als Standardeinstieg für die Berichtsheftabnahme festlegen.
Was bietet die Schnellansicht?
Die Schnellansicht ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller betreuten Azubis und deren Berichtsheftstatus für die jeweilige Woche – und das auf einen Blick. Praktische Funktionen erleichtern die Abnahme von Berichtsheftwochen deutlich:
- Sammelabnahme oder Sammelablehnung: Statt jede Woche einzeln zu prüfen, können Sie die Berichtshefte mehrerer Azubis gleichzeitig abnehmen oder ablehnen.
- Statusüberblick: Der aktuelle Bearbeitungsstand der Berichtsheftwochen aller Azubis wird kompakt dargestellt.
- Hovern für Schnellansicht: Beim Überfahren eines Eintrags mit der Maus („Hover“) wird direkt ein Schnelleinblick in die Berichtshefteinträge der jeweiligen Woche ermöglicht, ohne dass Sie in die Detailansicht wechseln zu müssen.
- Filtermöglichkeiten: Mithilfe von Filteroptionen auf Name, Klasse, Beruf und mehr lässt sich die Übersicht schnell auf relevante Azubigruppen eingrenzen.
Gerade bei einer großen Zahl an Auszubildenden spart die Schnellansicht viel Zeit und sorgt für eine strukturierte und übersichtliche Bearbeitung.
Filterunterstützung für Schnellansicht
Erweiterte Wochenauswahl: Abnahme von Berichtsheften für mehrere Wochen in der Schnellansicht
Mit der neuen Erweiterung der Schnellansicht können Sie Berichtsheftwochen nicht mehr nur für eine einzelne Woche prüfen und abnehmen, sondern mehrere Wochen gleichzeitig einsehen und bearbeiten. Damit wird die Abnahme über längere Zeiträume hinweg deutlich effizienter.
Über die Datumsauswahl wählen Sie Ihr gewünschtes Zeitfenster bis zu sechs Monate und sehen in der tabellarischen Übersicht alle Auszubildenden, die Sie persönlich betreuen. Der jeweilige Status der Wochen (z. B. In Bearbeitung, Freigegeben oder Abgenommen) wird dabei übersichtlich dargestellt.
Markieren Sie mehrere Auszubildende über die Checkboxen und nehmen Sie deren Berichtsheftwochen gesammelt ab, lehnen Sie diese ab oder geben Sie sie erneut frei. Die Auszubildenden erhalten danach automatisch die gleichen Benachrichtigungen wie bei einer Einzelabnahme.
Gerade wenn Sie viele Auszubildende betreuen, sparen Sie mit dieser Funktion wertvolle Zeit. Das Navigieren zwischen Wochen und Monaten ist jetzt deutlich einfacher: weniger Klicks, mehr Überblick und geringere Fehleranfälligkeit bei der Abnahme.
Ein zusätzlicher Komfort: Wenn Sie die Maus über die Heft-Symbole in der Spalte Übersicht bewegen, werden Ihnen, falls vorhanden, die Berichtshefteinträge der jeweiligen Auszubildenden angezeigt. Mit einem Klick auf den Namen gelangen Sie direkt zur Wochenansicht, um beispielsweise Kommentare hinzuzufügen oder Details einzusehen.
Filter nach Wochenstatus
In der Schnellansicht steht Ihnen auch der Filter „Wochenstatus“ der Berichtsheftwochen zur Verfügung.
Mit dem Dropdown-Feld können Sie gezielt nach dem Bearbeitungsstand der Wochen Ihrer Auszubildenden filtern. Wählen Sie einen oder auch mehrere Status und lassen Sie sich nur relevante Wochen anzeigen. Nehmen Sie wochenweise in wenigen Klicks die Berichtshefte all Ihrer Azubis ab, die für die Abnahme bereitstehen, ohne die Wochen jedes Azubis einzeln durchscrollen oder jede Woche jedes Azubis einzeln abnehmen zu müssen. Gleiches gilt natürlich auch für die Ablehnung von Berichtsheftwochen.
BLok unterscheidet an dieser Stelle auch zwischen den Status
- „von mir abgenommen“ bzw. „abgenommen“
- „von mir abgelehnt“ bzw. „abgelehnt“
Sie sehen auf einen Blick, welche Wochen Sie selbst bereits abgenommen bzw. abgelehnt haben und wo Sie eventuell eine finale Zweitabnahme durchführen müssen.
Dieser neue Filter ist der Auftakt weiterer geplanter Funktionen, die Ihnen Schritt für Schritt in der Schnellansicht unterstützend zur Seite gestellt werden sollen. Ziel ist es, Sie als Ausbildende noch besser dabei zu unterstützen, schnell und gezielt die passenden Berichtsheftwochen Ihrer Auszubildenden zu finden.
Was ist zukünftig geplant: Wir wollen Ihnen zukünftig auch die Freigabe bereits abgenommener Wochen über die Schnellansicht ermöglicht werden. Bisher gibt es diese Möglichkeit nur in der Wochenansicht der Azubis. Außerdem ist eine Sammelfunktion zum Auswählen aller Einträge mit nur einem Klick geplant.
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