Die Abnahme von Berichtsheften gehört für Ausbilder zum Ausbildungsalltag – gleichzeitig ist sie eine Aufgabe, die bei vielen Azubis schnell sehr zeitintensiv werden kann. Bisher erfolgte die Prüfung der Berichtsheftwochen standardmäßig über den Menüpunkt „Woche“ im Abschnitt „Berichtsheft“ – jeweils einzeln für einen Azubi und eine bestimmte Woche. Besonders für Unternehmen mit einer großen Zahl an Auszubildenden führte dies zu aufwendigen und langwierigen Abnahmeprozessen.
Neue Schnellansicht für effizientere Prozesse
Um Ausbilder bei der Arbeit besser zu unterstützen und größere Ausbildungsszenarien effizienter zu gestalten, wurde eine neue Funktion umgesetzt: der Einstieg über die Schnellansicht.
Mit dieser neuen Einstellung kann anstelle des gewohnten Einstiegs über die „Woche“ direkt die „Schnellansicht“ beim Öffnen des Bereichs „Berichtsheft“ angezeigt werden. Die Entscheidung, welcher Einstieg verwendet wird, treffen Ausbilder individuell über ihre Profildaten. Dort können sie die Schnellansicht als Standardeinstieg für die Berichtsheftabnahme festlegen.
Was bietet die Schnellansicht?
Die Schnellansicht ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller betreuten Azubis und deren Berichtsheftstatus für die jeweilige Woche – und das auf einen Blick. Praktische Funktionen erleichtern die Abnahme von Berichtsheftwochen deutlich:
- Sammelabnahme oder Sammelablehnung: Statt jede Woche einzeln zu prüfen, können Ausbilder Berichtshefte mehrerer Azubis gleichzeitig abnehmen oder ablehnen.
- Statusüberblick: Der aktuelle Bearbeitungsstand der Berichtsheftwochen aller Azubis wird kompakt dargestellt.
- Hovern für Schnellansicht: Beim Überfahren eines Eintrags mit der Maus („Hover“) wird direkt ein Schnelleinblick in die Berichtshefteinträge der jeweiligen Woche ermöglicht – ohne auf die Detailansicht wechseln zu müssen.
- Filtermöglichkeiten: Mithilfe von Filteroptionen auf Name, Klasse, Beruf und mehr lässt sich die Übersicht schnell auf relevante Azubigruppen eingrenzen.
Gerade bei einer großen Zahl an Auszubildenden spart die Schnellansicht viel Zeit und sorgt für eine strukturierte und übersichtliche Bearbeitung.
Filterunterstützung für Schnellansicht
Neuer Filter nach Wochenstatus
Ab sofort steht Ausbildern in der Schnellansicht ein neuer Filter „Wochenstatus“ der Berichtsheftwochen zur Verfügung.
Mit dem neuen Dropdown-Feld können Sie gezielt nach dem Bearbeitungsstand der Wochen Ihrer Auszubildenden filtern. Wählen Sie einen oder auch mehrere Status und lassen Sie sich nur relevante Wochen anzeigen. Nehmen Sie wochenweise in wenigen Klicks die Berichtshefte all Ihrer Azubis ab, die für die Abnahme bereitstehen, ohne die Wochen jedes Azubis einzeln durchscrollen oder jede Woche jedes Azubis einzeln abnehmen zu müssen. Gleiches gilt natürlich auch für die Ablehnung von Berichtsheftwochen.
BLok unterscheidet an dieser Stelle nun auch zwischen den Status
- „von mir abgenommen“ bzw „abgenommen“
- „von mir abgelehnt“ bzw „abgelehnt“
Sie sehen auf einen Blick, welche Wochen Sie selbst bereits abgenommen bzw abgelehnt haben – und wo Sie eventuell eine finale Zweitabnahme durchführen müssen.
Dieser neue Filter ist der Auftakt weiterer geplanter Funktionen, die Ihnen Schritt für Schritt in der Schnellansicht unterstützend zur Seite gestellt werden sollen. Ziel ist es, Sie als Ausbilder:in noch besser dabei zu unterstützen, schnell und gezielt die passenden Berichtsheftwochen Ihrer Auszubildenden zu finden.
Was ist zukünftig geplant: Neben der Auswahl von mehreren Wochen gleichzeitig zum Abnehmen von Berichtsheftwochen soll auch die Freigabe bereits abgenommener Wochen über die Schnellansicht ermöglicht werden. Bisher gibt es diese Möglichkeit nur in den Wochenansicht der Azubis. Außerdem ist eine Sammelfunktion zum Auswählen aller Einträge mit nur einem Klick geplant.
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