Inaktive Nutzerkonten gehören zu den Aufgaben, die oft warten müssen. Gleichzeitig nehmen sie Platz in der Verwaltung ein und erfordern klare Entscheidungen. Die OPAL Lernplattform erleichtert Ihnen diese Arbeit mit einer neuen Erinnerungsfunktion, die Nutzer rechtzeitig informiert und Löschprozesse strukturiert unterstützt.
Warum ist die Verwaltung inaktiver Nutzerkonten wichtig?
Inaktive Accounts können zu Unsicherheiten führen. Sie bleiben oft länger bestehen als nötig und erschweren die Pflege des Datenbestands. Dazu kommen datenschutzrechtliche Anforderungen, die eine rechtzeitige Information und Löschung vorsehen. Ohne digitale Unterstützung kostet dies viel Zeit und erfordert wiederkehrende Einzelentscheidungen. Die OPAL Lernplattform stellt Ihnen hierfür eine Funktion bereit, mit der Sie Nutzerbestände zuverlässig prüfen und Löschprozesse strukturiert umsetzen können.
Was ist neu und welchen Vorteil bringt die Erinnerungsfunktion?
Die OPAL Lernplattform ergänzt den Bereich Benutzer löschen um eine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail. Neben der ersten Ankündigung erhalten inaktive Nutzende nun automatisch eine zweite Benachrichtigung, wenn sie sich nicht erneut anmelden. Die Lernplattform berücksichtigt dafür alle gesetzten Fristen und dokumentiert die Schritte direkt im System. Für Nutzende entsteht ein klarer Hinweisprozess, der ihnen ermöglicht, den Zugang eigenständig zu reaktivieren.
Für die Verwaltung führt dies zu einem strukturierten und gut nachvollziehbaren Ablauf. Sie legen Fristen zentral fest, passen sie flexibel an und arbeiten mit übersichtlichen Tabellen, die sich filtern, sortieren und exportieren lassen. Dadurch behalten Sie den Status aller Accounts jederzeit im Blick und können Löschvorgänge verlässlich steuern. Die Erinnerungsfunktion reduziert manuellen Aufwand, unterstützt datenschutzkonformes Arbeiten und trägt zu einem gepflegten und sicheren Nutzerbestand bei.
Top-5-Vorteile der Erinnerungsfunktion auf einen Blick
- Weniger manueller Aufwand: Wiederholte Einzelbenachrichtigungen entfallen und der gesamte Prozess wird automatisiert unterstützt.
- Erfüllung von Informations- und Datenschutzpflichten: Nutzende erhalten zwei verlässliche Hinweise, bevor ihr Account gelöscht wird.
- Klare Struktur im Löschprozess: Fristen, Schritte und Statusanzeigen bleiben transparent und nachvollziehbar.
- Aktuelle und gepflegte Nutzerbestände: Inaktive Accounts werden systematisch geprüft, reaktiviert oder gelöscht.
- Mehr Sicherheit im System: Alte und ungenutzte Zugänge werden konsequent reduziert.
So funktioniert der neue Lösch-Workflow in OPAL
1. Bereich Benutzer löschen öffnen
Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und wählen Sie den Bereich Benutzer löschen. Die Lernplattform zeigt Ihnen drei Reiter, die den gesamten Löschprozess abbilden.
Sie sehen dort
- inaktive Accounts,
- Nutzer, die bereits eine Löschankündigung erhalten haben
- und Nutzer, deren Löschfrist abgelaufen ist.
Alle Tabellen lassen sich filtern, sortieren, anpassen und exportieren.
2. Inaktive Nutzer prüfen und auswählen
Im Reiter Inaktive Nutzer sehen Sie alle Accounts, deren letzter Login älter ist als die von Ihnen festgelegte Inaktivitätsfrist.
Wählen Sie die Personen aus, für die Sie einen Löschprozess starten möchten. Falls Sie einzelne Accounts sofort löschen müssen, steht Ihnen zusätzlich die Funktion Direktes Benutzer löschen zur Verfügung.
3. Fristen anpassen
Über den Button Fristen ändern öffnen Sie ein Dialogfenster mit den zentralen Einstellungen für den gesamten Prozess.
Sie legen fest
- ab welchem Zeitraum ein Account als inaktiv gilt,
- ob und wann eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird
- und nach welcher Frist ein Account zur Löschung bereitsteht.
Die Lernplattform speichert diese Einstellungen für Ihr Profil. Neue Fristen gelten für alle Löschvorgänge, die Sie danach starten.
4. Löschankündigung versenden
Sobald Sie Nutzende auswählen, wird der Button E-Mail mit Löschankündigung senden aktiv.
Im folgenden Dialog sehen Sie
- eine kurze Zusammenfassung,
- einen Vorschlagstext für Betreff und Inhalt
- und Platzhalter, die OPAL automatisch durch Fristen und Werte ersetzt.
Sie können den Text anpassen und anschließend versenden. Die Lernplattform dokumentiert diesen Schritt und verschiebt die betroffenen Accounts in den Reiter E-Mail versendet.
5. Automatische Erinnerungs-E-Mail
Wenn Sie eine Erinnerungsfrist gesetzt haben, plant OPAL die zweite E-Mail automatisch ein.
Der Text entspricht der ursprünglichen Ankündigung und lässt sich nach dem Start des Prozesses nicht mehr ändern. Die Erinnerungs-E-Mail geht ausschließlich an den betroffenen Nutzer. Die Option Kopie an Absender gilt nur für die erste Nachricht.
6. Löschvorgang beobachten und bei Bedarf abbrechen
Die OPAL Lernplattform aktualisiert die Tabellen automatisch.
- Nutzer, die sich erneut anmelden, werden sofort aus allen Listen entfernt.
- Als Administrierender können Sie den Löschprozess jederzeit abbrechen, indem Sie im entsprechenden Reiter die Aktion Aktivieren wählen.
Damit bleibt der Vorgang flexibel und nachvollziehbar.
7. Endgültige Löschung durchführen
Sobald die Löschfrist abgelaufen ist, erscheinen die Accounts im Reiter Bereit zum Löschen. Es erfolgt keine automatische Löschung.
Sie entscheiden, welche Konten endgültig entfernt werden sollen. Markieren Sie die entsprechenden Accounts und bestätigen Sie den Vorgang mit Ausgewählte Benutzerkonten löschen.
Auch in diesem Schritt können Sie über die Funktion Aktivieren die Löschung einzelner Nutzer zurücksetzen.
Einsatzszenarien aus der Praxis
Die Funktion eignet sich für alle Situationen, in denen viele Konten entstehen und wieder verschwinden. Beispiele sind Semesterwechsel, abgeschlossene Weiterbildungsprojekte oder zeitlich begrenzte Accounts für externe Personen. In allen Fällen erhalten Nutzende verständliche Hinweise und eine zusätzliche Erinnerung, bevor ein Konto gelöscht wird.
Tipps für die optimale Nutzung der Erinnerungsfunktion
- Wählen Sie Fristen, die zu Ihrer Einrichtung passen.
- Planen Sie größere Löschaktionen in mehreren Schritten.
- Prüfen Sie regelmäßig alle drei Tabellen, um den Überblick zu behalten.
- Nutzen Sie Exporte für Dokumentation und interne Abstimmungen.
- Legen Sie klare interne Abläufe fest, damit die Accountpflege im Team einheitlich erfolgt.
Zusammenfassung
Die Erinnerungsfunktion unterstützt Sie bei der Pflege inaktiver Nutzerkonten. Sie sorgt für transparente Abläufe, entlastet die Verwaltung und stärkt die Datensicherheit. Nutzende erhalten faire Hinweise und können ihren Zugang bei Bedarf weiter nutzen. Die OPAL Lernplattform stellt Ihnen damit ein Werkzeug zur Verfügung, das Ihre Arbeit einfacher und verlässlicher macht.
Ausführliche Anleitungen finden Sie in der OPAL Hilfe. Bei Fragen oder Schulungsbedarf unterstützt Sie das Team der BPS Bildungsportal Sachsen GmbH. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir digitale Prozesse, die Ihren Bildungsalltag zuverlässig erleichtern.
Fragen und Antworten zur Erinnerungsfunktion in OPAL
Die folgenden Fragen fassen die wichtigsten Punkte zur neuen Erinnerungsfunktion zusammen. Sie helfen Ihnen dabei, Löschprozesse sicher zu steuern und typische Situationen in der Nutzerverwaltung schnell zu klären.
Die OPAL Lernplattform verschickt nach der ersten Löschankündigung automatisch eine zweite E-Mail, wenn Sie eine Erinnerungsfrist eingestellt haben. Diese Nachricht informiert inaktive Nutzende erneut über die bevorstehende Löschung und bietet die Möglichkeit, den Zugang durch eine Anmeldung zu behalten.
Sie finden die Fristen im Bereich Benutzer löschen unter dem Button Fristen ändern. Dort legen Sie fest, ab wann ein Account als inaktiv gilt, wann die Erinnerung verschickt wird und nach welchem Zeitraum ein Konto zur Löschung vorgesehen ist.
Nein, auch wenn Fristen ablaufen und ein Account im Reiter Bereit zum Löschen erscheint, erfolgt keine automatische Löschung. Administrierende entscheiden immer manuell, welche Konten endgültig entfernt werden sollen.
Ein Login hebt den gesamten Löschprozess sofort auf. Der Account wird aus allen Tabellen entfernt, und der Nutzer gilt nicht mehr als inaktiv.
Ja, Sie können den Prozess jederzeit über die Aktion Aktivieren in den entsprechenden Tabellen abbrechen. Dadurch entfernen Sie den Account aus dem Löschvorgang.
Nein, die Option Kopie an Absender gilt nur für die erste Löschankündigung. Die Erinnerungs-E-Mail wird ausschließlich an die betroffene Person geschickt.
Die Erinnerungsfunktion reduziert manuellen Aufwand, unterstützt datenschutzkonformes Arbeiten und sorgt für klare, nachvollziehbare Prozesse. Nutzende erhalten zwei Hinweise und können selbst entscheiden, ob sie ihren Zugang behalten oder löschen lassen.
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