Die Digitalisierung der dualen Ausbildung schreitet stetig voran. Das digitale Berichtsheft BLok, die innovative Online-Anwendung der Bildungsportal Sachsen GmbH (BPS), bietet eine neue Funktion zur digitalen Übermittlung der Berichtshefte an Kammern und Innungen. Ab sofort übermitteln Auszubildende ihre Berichtshefte direkt aus BLok an die hinterlegte E-Mail-Adresse der Kammer – unabhängig davon, ob die Kammer bereits Partner von BPS ist oder nicht.
Unser Ziel ist es, den Verwaltungs- und Prüfungsprozess für Auszubildende und Prüfende zu vereinfachen und zu digitalisieren. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die neue Funktion zur Prüfungsübermittlung vor und zeigen Ihnen, wie auch Ihre Kammer von dieser kostenlosen Übermittlung profitieren kann.
Digitales Berichtsheft BLok: Neuheiten im Prüfungsbereich
Zur Übermittlung ihrer Berichtshefte nutzen Azubis den individuellen Prüfungsbereich direkt in BLok. Hat Ihre Kammer die Übermittlung der Prüfungsunterlagen im Online-Berichtsheft aktivieren lassen, führt BLok die Azubis schrittweise durch den Übermittlungsprozess. Diese Schritte sind:
- die Überprüfung der ausgewählten Kammer im Profil der Azubis
- die Auswahl des Berichtshefts, welches zur Prüfung der Kammer vorgelegt werden soll
- die Auswahl eventueller, ergänzender Dokumente
- die Übermittlung der ausgewählten Dokumente an die hinterlegte Kammer
Die E-Mail-Adresse der Kammer kann dabei von Azubis selbst nicht verändert werden, sondern ist fest in BLok hinterlegt.
Der Versand der Prüfungsunterlagen wird zum einen in BLok mit Zeitstempel im Prüfungsbereich des Azubis dokumentiert, zum anderen erhalten Azubis eine Kopie der übermittelten E-Mail als Nachweis für ihre eigenen Unterlagen.
Vorteile der digitalen Übermittlung von Prüfungsnachweisen für Kammern
Nicht nur Azubis, auch Ausbildungsverantwortliche Ihrer Kammer profitieren von diesen Vorteilen, wenn BLok Prüfungsunterlagen digital übermittelt:
- Zeitersparnis und Effizienz: Die digitale Übermittlung von Berichtsheften spart wertvolle Zeit, die sonst für die manuelle Annahme und Verwaltung der Dokumente aufgewendet werden müsste.
- Verbesserte Organisation: Mit der digitalen Einreichung der Berichtshefte werden alle Dokumente systematisch und nachvollziehbar verwaltet. Jede Übermittlung wird mit einem Zeitstempel versehen und im Prüfbereich von BLok dokumentiert.
- Einfache Handhabung: BLok führt die Azubis schrittweise durch den Übermittlungsprozess, wodurch die Qualität und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen sichergestellt wird. Prüfende erhalten somit alle erforderlichen Dokumente in der gewünschten Form und Vollständigkeit.
- Weniger Papier: Durch die digitale Einreichung entfällt die Notwendigkeit, physische Berichtshefte zu bearbeiten und zu archivieren. Dies spart nicht nur Papier, sondern auch Lagerplatz und schont die Umwelt.
- Sicherheit und Zuverlässigkeit: Die in BLok hinterlegte E-Mail-Adresse Ihrer Kammer garantiert, dass die Berichtshefte an die richtige Stelle gesendet werden. Zudem erhalten die Auszubildenden eine Kopie der Übermittlung als Nachweis, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht.
- Kostenlose Aktivierung: Auch Kammern und Innungen, die keine Partner von BPS sind, können die Prüfungsübermittlungsfunktion kostenlos aktivieren. Eine schriftliche Anfrage genügt, um von den Vorteilen dieser modernen Lösung zu profitieren und den eigenen Prüfungsprozess zu optimieren.
Herausforderungen in der Übermittlung von Berichtsheften
Schon jetzt steigt in den verschiedensten Ausbildungsberufen die Anforderung, das Erlernte auch über Bilder festzuhalten und in den Berichtsheften zu dokumentieren. Die Berichtshefte enthalten daher umfangreiche Daten, einschließlich Texten und Bildern. Die Menge an Daten kann sehr groß sein, was nicht nur erhebliche Anforderungen an die Speicherkapazitäten bei den Kammern stellt, sondern bereits bei der Übermittlung per E-Mail zu Problemen führen kann. Das Versenden bzw. Empfangen und Verarbeiten großer Datenmengen kann die Netzwerkressourcen stark belasten. Ausreichend Bandbreite und leistungsfähige Server müssen zur Verfügung stehen, um den Datenverkehr effizient zu bewältigen.
Zukünftig möchte BLok auf den Versand großer Anhänge in E-Mails verzichten. Perspektivisch planen wir den Versand von Links, über welche Kammern auf die Prüfungsdokumente ihrer Azubis zugreifen können und bei Bedarf diese dann auch herunterladen können.
Sie sind eine Kammer? Aktivieren Sie die digitale Prüfungsübermittlung
Auch wenn Ihre Kammer BLok selbst nicht einsetzt, können Sie die Prüfungsübermittlung über BLok kostenlos aktivieren lassen.
Kontaktieren Sie uns als Kammer per E-Mail mit diesen Daten:
- Name Ihrer Kammer
- Name einer Ansprechperson
- E-Mail-Adresse, an die die Prüfungsunterlagen geschickt werden sollen.
Unterstützen Sie Ihre Azubis, die ihr Berichtsheft digital über BLok führen, bei der Übermittlung ihrer prüfungsrelevanten Leistungen.
Gern beantworten wir natürlich auch alle weiteren Fragen zu diesem Thema.
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