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Über die Einsatzplanung haben Sie die Möglichkeit, bereits erstellte Berufsvorlagen (Versionen) zu öffnen und neue Ausbildungsabschnitte anzulegen oder bestehende Abschnitte zu bearbeiten oder zu löschen.

Funktion für folgende Rolle

  • Ausbildungsleiter

Um eine bestehende Version zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

1

Wechseln Sie in den Tab Auszubildende (1) und öffnen Sie die Einsatzplanung (2).

Hier erscheint zunächst eine alphabetische Übersicht über alle im Unternehmen hinterlegten Berufe. Für jeden Beruf werden weitere zusammenhängende Informationen wie die Anzahl der jeweiligen Auszubildenden und Versionen, das Datum der letzten Änderung und eventuelle Bearbeiter angezeigt. Jede Spalte verfügt zudem über eine eigene Filterfunktion, die eine gezielte Suche nach Informationen ermöglicht.

Wählen Sie den Beruf (3) aus, der die zu öffnende Version enthält, und klicken Sie auf die Schaltfläche Beruf planen (4).

Schaltfläche Beruf planen

2

Anschließend werden alle für diesen Beruf bestehenden Versionen sowie die Anzahl ihrer Abschnitte und Auszubildenden angezeigt. Die Spalten können ebenfalls gezielt nach Informationen gefiltert werden.

Wählen Sie die zu öffnende Version (1) durch Markieren der zugehörigen Checkbox aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen (2).

Schaltfläche Auswählen

3

Es erscheint eine Übersicht über alle Ausbildungsabschnitte, die für die ausgewählte Version bereits erstellt wurden. Im Beispielszenario wurden bisher noch keine Abschnitte angelegt.

An dieser Stelle haben Sie nun folgende Optionen zur Auswahl:

  • einen neuen Abschnitt erstellen (Option 1)
  • einen bestehenden Abschnitt bearbeiten (Option 2)
  • einen bestehenden Abschnitt löschen (Option 3)



Drei Optionen

Verfügbare Funktionen nach Auswahl einer Version
Abschnitt erstellen


1Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Schaltfläche Neu
2

Es öffnet sich der Bereich Neuen Abschnitt anlegen.

An dieser Stelle können Sie den Ausbildungsbereich (1) genauer definieren, indem Sie einen passenden Namen vergeben, und einen Lernort (2), einen Zeitraum (3) und ein Farbschema (4) festlegen.

Bitte füllen Sie alle mit einem gelben Stern gekennzeichneten Pflichtfelder aus.

Die Farbe, die Sie auswählen, wird für das jeweilige Unternehmen und den entsprechenden Ausbildungsbereich gespeichert. Wird die Farbgebung für einen Ausbildungsbereich geändert, so wirkt sich dies unverzüglich auf alle weiteren Einträge dieses Ausbildungsbereichs aus. Standardmäßig wird zunächst die Farbe Schwarz angezeigt, sodass Sie eine bestimmte Farbzuordnung auch später noch vornehmen können.

Bitte beachten Sie, dass ausbildungsbereichsspezifische Farben in der Einsatzübersicht erst durch Markieren der Checkbox Ausbildungsbereiche farblich hervorheben aktiviert werden müssen.

Bereich Neuen Abschnitt anlegen
3Bestätigen Sie Ihre Angaben anschließend mit der Schaltfläche Speichern (5).
4Die Liste mit den Ausbildungsbereichen wird dynamisch generiert, d. h. sobald Sie Ihre Angaben mit Speichern bestätigt haben, steht der neu erstellte Abschnitt direkt in der Auswahlliste zur Verfügung.
Neuer Abschnitt in der Auswahlliste

Wenn mehrere Abschnitte erstellt werden, überprüft das System automatisch die angegebenen Zeiträume auf Planungslücken oder -überschneidungen. Wenn die Version eine solche Lücke oder Überschneidung enthält, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung, die den Namen und Zeitraum des Abschnitts/der Abschnitte anzeigt, der/die nicht am vorangehenden Abschnitt ansetzt/ansetzen.

Sie können die Abschnitte trotzdem vorerst speichern und Ihre Abschnittsplanung fortsetzen. Um die fertig geplante Version Auszubildenden zuzuweisen, muss diese dann jedoch chronologisch lückenlos aufgebaut sein und darf keine Überschneidungen mehr enthalten. Zu diesem Zweck können Sie die Zeiträume Ihrer geplanten Abschnitte auch manuell jederzeit über die Funktion Validieren überprüfen. Eine detaillierte Anleitung zur Validierung von Abschnitten finden Sie auf der Hilfeseite Version einer Berufsvorlage validieren .

1Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol nach Verfügbare Ausbilder.
Verfügbare Ausbilder anzeigen
2Es öffnet sich eine Übersicht über alle verfügbaren Ausbilder. Angezeigt werden der Nachname, der Vorname, die Rolle, die Funktion sowie der Betrieb des jeweiligen Ausbilders und ob dieser bereits für Auszubildende verantwortlich ist oder nicht. Bei Bedarf kann die Tabelle auch nach diesen Informationen gefiltert werden.
Übersicht verfügbare Ausbilder
3Wählen Sie den/die gewünschten Ausbilder (1) durch Markieren der entsprechenden Checkbox(en) aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf die Schaltfläche Zuordnen (2).
Ausbilder zuordnen
4Es werden alle markierten Ausbilder in die Tabelle Zugeordnete Ausbilder (1) kopiert und in der Abschnittsübersicht unter der Spalte Ausbilder (2) hinter dem entsprechenden Ausbildungsbereich angezeigt.
Abschnittsplanung schließen
5Klicken Sie auf Schließen (3), um die Abschnittsplanung zu beenden.
1Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol nach Zugeordnete Ausbilder.
Zugeordnete Ausbilder anzeigen
2Es öffnet sich eine Übersicht über alle zugeordneten Ausbilder. Angezeigt werden der Nachname, der Vorname, die Rolle, die Funktion sowie der Betrieb des jeweiligen Ausbilders und ob dieser bereits für Auszubildende verantwortlich ist oder nicht. Bei Bedarf kann die Tabelle auch nach diesen Informationen gefiltert werden.
Übersicht zugeordnete Ausbilder
3Wählen Sie den/die gewünschten Ausbilder (1) durch Markieren der entsprechenden Checkbox(en) aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf die Schaltfläche Zuordnung aufheben (2).
Schaltfläche Zuordnung aufheben
4Es werden alle markierten Ausbilder wieder zurück in die Tabelle Verfügbare Ausbilder (1) kopiert und aus der Abschnittsübersicht (2) entfernt.
Abschnittsplanung schließen
5Klicken Sie auf Schließen (3), um die Abschnittsplanung zu beenden.


Abschnitt bearbeiten


1

Wählen Sie den zu bearbeitenden Abschnitt (1) durch Markieren der jeweiligen Checkbox aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (2).

Button Bearbeiten
2Es öffnet sich der Bereich Abschnitt bearbeiten. An dieser Stelle können Sie Ihre Eingaben bezüglich des Ausbildungsbereichs, Lernorts, Zeitraums und Farbschemas überarbeiten sowie neue Ausbilder zuordnen oder bestehende Ausbilder entfernen.
  Ansicht Abschnitt bearbeiten
3Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Speichern.

Abschnitte von Versionen, die bereits mindestens einem Auszubildenden zugewiesen wurden, können hier nicht mehr bearbeitet werden. Es ist jedoch möglich, eine Kopie der Version mittels der Schaltfläche Kopieren anzulegen, die gewünschten Abschnittsänderungen dort vorzunehmen und die ursprüngliche Version durch die Kopie zu ersetzen. Weitere Informationen zum Kopieren einer Version finden Sie auf der Hilfeseite Version eines Ausbildungsbereichs kopieren.

Alternativ ist es ebenfalls möglich, die Version auf der Ebene der Auszubildenden zu entfernen, um die in ihr enthaltenen Abschnitte wieder bearbeiten zu können. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Version einer Berufsvorlage entfernen.

Abschnitt löschen


1

Wählen Sie den zu löschenden Abschnitt (1) durch Markieren der jeweiligen Checkbox aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen (2).

Button Löschen
2

Bestätigen Sie den Dialog mit Ok, um den Löschvorgang abzuschließen.

Löschvorgang bestätigen

Abschnitte von Versionen, die bereits mindestens einem Auszubildenden zugewiesen wurden, können hier nicht mehr gelöscht werden. Dies ist erst wieder möglich, wenn Sie die Version auf der Ebene der Auszubildenden entfernt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Version einer Berufsvorlage entfernen.