Unter dem Punkt Betrieb lassen sich verschiedene Einstellungen für die Funktionsweise des Online-Berichtsheftes für alle Nutzer des Unternehmens zentral festlegen.
Betriebskonfiguration
Das Recht für die Betriebskonfiguration wird bei der Registrierung eines Unternehmens zunächst nur dem ersten Ausbildungsleiter eingeräumt. Dieser kann das Recht dann an beliebig viele andere Ausbildungsleiter weitergeben. Spätestens bei Aufgabe der Rolle als erster Ausbildungsleiter (bpsw. beim Verlassen des Unternehmens) muss er das Recht jedoch mindestens an einen zusätzlichen Ausbildungsleiter übertragen. Andernfalls können die Betriebseinstellungen anschließend nicht mehr verwaltet werden.
Detailliertere Informationen zur Weitergabe von Rechten finden Sie auf der Hilfeseite Verwaltung der Ausbilder (nur Ausbildungsleiter).
Funktion für folgende Rolle
- Ausbildungsleiter
Allgemeine Einstellungen
Diese Einstellungen betreffen das allgemeine Verhalten von BLok für Ihr Unternehmen:
| 1 | Einsatzplanung aktivieren | Markieren Sie diese Option, um das Planungsmodul zu aktiveren. |
| 2 | Nachrichtenversand zwischen Auszubildenden verbieten | Wird diese Option aktiviert, so ist es den Auszubildenden Ihres Unternehmens nicht mehr möglich, sich untereinander Nachrichten zu senden. Der Versand von Nachrichten an Ausbilder oder von Ausbildern an Auszubildende ist weiterhin erlaubt. |
| 3 | Nachrichtensystem deaktivieren | Wird diese Option aktiviert, so wird der Nachrichtenversand in BLok deaktiviert. Auszubildende und Ausbilder können dann keine Nachrichten mehr erstellen und empfangen. |
| 4 | Systemhinweise bei Ausbildungsende aller Auszubildenden | Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Alle Ausbildungsleiter des Unternehmens erhalten eine wöchentliche E-Mail und Anzeige im System, sobald Auszubildende das Ende Ihrer Ausbildung erreicht oder bereits überschritten haben. Ist diese Option ausgewählt, wird die Option Systemhinweise bei Ausbildungsende persönlich betreuter Auszubildender automatisch deaktiviert. |
| 5 | Systemhinweise bei Ausbildungsende persönlich betreuter Auszubildender | Alle Ausbildungsleiter des Unternehmens erhalten bei aktivierter Option eine wöchentliche E-Mail und Anzeige im System zu persönlich zugeordneten Auszubildenden, sobald diese das Ende Ihrer Ausbildung erreicht oder bereits überschritten haben. Ist diese Option ausgewählt, wird die Option Systemhinweise bei Ausbildungsende aller Auszubildenden automatisch deaktiviert. |
Einstellungen zum Berichtsheft
Wählen Sie aus, mit welchen Optionen das Berichtsheft für Ihr Unternehmen angezeigt werden soll:
| 1 | Stundenangaben im Berichtsheft validieren | Wird diese Option deaktiviert, so findet keine Validierung der Stunden im Berichtsheft mehr statt. Sie können dies unter anderem dann einsetzen, wenn Ihre Auszubildenden zu ihren Einträgen keine Stunden erfassen müssen. Bitte bedenken Sie jedoch, dass in diesem Fall nicht kontrolliert werden kann, ob die Auszubildenden die erforderlichen Stunden je Woche auch geleistet haben. Auch die Nutzbarkeit der Funktionalität Entwicklungsportfolio ist dann stark eingeschränkt (bzw. nicht möglich, wenn keine Stunden erfasst werden). |
| 2 | Abwesenheitsstunden anrechnen | Wählen Sie diese Option, wenn Abwesenheitstage wie Urlaub, Sonderurlaub und bei Arbeitsunfähigkeit mit vollen Stunden angerechnet werden sollen, sofern der Auszubildende keine anderen Angaben macht. Bei einer Urlaubswoche steht dann bspw. 40h anstatt 0h. Diese Einstellung wirkt sich auch auf einzelne Tage aus. Wie viele Stunden konkret für jeden Tag angerechnet werden liegt an der Einstellung des Auszubildenden, wie viele Wochenstunden er zu leisten hat. |
| 3 | Zusätzliche Anwesenheitsstatus | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zusätzlich zum Status Anwesend erfassen möchten in welcher Schicht die Auszubildenden anwesend waren. Verfügbar sind dann im Berichtheft die Angaben Frühdienst, Spätdienst, Zwischendienst und Nachtdienst. Diese werden dann auch in der Jahresansicht eines Berichtsheftes zusammen mit der Summe der Stunden je Schichtdienst angezeigt. |
| 4 | Betreuung erforderlich, um Berichtsheft zu sehen | Wählen Sie diese Option, wenn nur die Ausbilder, die einem Auszubildenden zugeordnet sind, Einblick ins Berichtsheft erhalten sollen. Ist diese Option nicht gewählt, so können alle Ausbilder des Ausbildungsbetriebes des Auszubildenden das Berichtsheft einsehen. |
| 5 | Abnahme von Berufsschullehrern ist ausreichend (nicht bei Berichtsheften im Wochenformat möglich) | Ist diese Option ausgewählt, erfordert eine rein schulische Woche nicht mehr die zusätzliche Abnahme durch einen betrieblichen Ausbilder. In diesem Fall ist es also ausreichend, wenn nur der Berufsschullehrer die Woche abnimmt. Tut er dies, so ist eine Abnahme durch den betrieblichen Ausbilder nicht mehr möglich. Ist diese Option nicht gewählt, so ist es immer die Aufgabe des betrieblichen Ausbilders schulische Wochen abzunehmen. Der Berufsschullehrer hingegen kann dann nur seine Meinung abgeben (und dies auch nur, wenn der betriebliche Ausbilder die Woche nicht bereits abgenommen hat). |
| 6 | Abnahme von überbetrieblichen Ausbildern ist ausreichend (nicht bei Berichtsheften im Wochenformat möglich) | Ist diese Option ausgewählt, erfordert eine rein überbetriebliche Woche nicht mehr die zusätzliche Abnahme durch einen betrieblichen Ausbilder. In diesem Fall ist es also ausreichend, wenn nur der überbetriebliche Ausbilder die Woche abnimmt. Tut er dies, so ist eine Abnahme durch den betrieblichen Ausbilder nicht mehr möglich. Ist diese Option nicht gewählt, so ist es immer die Aufgabe des betrieblichen Ausbilders schulische Wochen abzunehmen. Der überbetriebliche Ausbilder kann dann nur seine Meinung abgeben (und dies auch nur, wenn der betriebliche Ausbilder die Woche nicht bereits abgenommen hat). Bitte beachten Sie, dass die Optionen Abnahme von Berufsschullehrern ist ausreichend und Abnahme von überbetrieblichen Ausbildern ist ausreichend nur bei rein schulischen oder rein überbetrieblichen Wochen zum Tragen kommen und auch nur, wenn der Auszubildende sein Berichtsheft im Tagesformat und nicht im Wochenformat führt. Führt der Auszubildende seine Berichte im Wochenformat, nehmen die Berufsschullehrer und überbetrieblichen Ausbilder diese nur zur Kenntnisnahme ab. Die verbindliche Abnahme muss in diesem Fall durch den verantwortlichen betrieblichen Ausbilder erfolgen! |
| 7 | Wochenformat aktivieren | Das Wochenformat ermöglicht es den Auszubildenen, im Berichtsheft keine täglichen Einträge zu erfassen, sondern getrennt nach beruflicher und schulischer Ausbildung jeweils für die gesamte Woche. Die Zuordnung von Qualifikationen ist weiterhin möglich. Die Umstellung des Berichtsheftes zurück aufs Tagesformat erfolgt durch Deaktivierung des Wochenformats. Bitte legen Sie frühzeitig fest, welches der beiden Formate Sie für Ihr Unternehmen aktivieren wollen. BLok ist nicht dafür ausgelegt, regelmäßig zwischen den Formaten hin und her zu wechseln. Andernfalls werden die Berichtshefteinträge nicht korrekt dargestellt. Oft geben hier auch die zuständigen Kammern entsprechende Vorgaben oder Hinweise in welchem Format das Berichtsheft geführt werden soll. |
| 8 | Ausbildungsverlauf aktivieren | Die Ausbildungsverlauf-Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, im Berichtsheft zusätzlich zu seinen Tages-Einträgen für jede Woche noch eine Abteilung anzugeben und darüber einen Ausbildungsverlauf zu erstellen, einzusehen und auszudrucken. Auch der Ausbilder sieht diese Einträge. |
| 9 | Erwartungserfüllungseinschätzung aktivieren | Ist diese Option ausgewählt, wird im Berichtsheft eine zusätzliche Möglichkeit angezeigt, die Einträge der Auszubildenden durch diese selbst und die Ausbilder einschätzen zu können. |
Einstellungen zum Entwicklungsportfolio
Konfigurieren Sie hier die Funktion Entwicklungsportfolio für Ihr Unternehmen und nehmen Sie genauere Einstellungen zum Verhalten der Funktionalität Schlüsselqualifikationen sowie der Dokumentenablage vor:
| Entwicklungsportfolio konfigurieren | ||
|---|---|---|
| 1 | Entwicklungsportfolio aktivieren | Die Entwicklungsstand-Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, erworbene Qualifikationen zu erfassen und seinen Entwicklungsstand im Vergleich zur Ausbildungsordnung zu betrachten. Auch der Ausbilder erhält auf diese Weise einen Überblick über die aktuelle Entwicklung seiner Auszubildenden. |
| 2 | Qualifikationszuordnungen aktivieren | Diese Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, erworbene Qualifikationen zu erfassen und seinen Entwicklungsstand im Vergleich zur Ausbildungsordnung zu betrachten. Auch der Ausbilder erhält auf diese Weise einen Überblick über die aktuelle Entwicklung seiner Auszubildenden. |
| 3 | Geforderte Stunden vor dem Beginn der Nutzung von BLok nicht automatisch als erbracht annehmen | BLok nimmt geforderte Stunden (SOLL-Zeiten) bei einem abweichenden Start mit BLok (z.B. erst im 2. Ausbildungsjahr) automatisch als erbracht an und stellt diesen Stundenanteil als IST-Stunden im Entwicklungsstand des Auszubildenden dar. Aktivieren Sie diese Option, wenn IST-Stunden nur bei einer Zuordnung durch den Auszubildenden dargestellt werden sollen. |
| Verhalten der Funktionalität Schlüsselqualifikationen | ||
| 4 | Schlüsselqualifikationseinschätzungen aktivieren | Die Einschätzung von Schlüsselqualifikationen ermöglicht es den Ausbildern, Auszubildende in Bezug auf ausgewählte Schlüsselqualifikationen einzuschätzen und ihnen so ein Feedback über ihre Entwicklung zu geben. |
| 5 | Benachrichtigung auf Startseite anzeigen | Ist oben konfigurierter Zeitraum abgelaufen, so kann ein Hinweis auf der Startseite der Ausbildungsleiter angezeigt werden. Diese Benachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die zugehörige Option Schlüsselqualifikationseinschätzungen aktivieren ausgewählt wurde. |
| Verhalten der Dokumentenablage | ||
| 6 | Dokumentenablage aktivieren | Diese Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, Dokumente hochzuladen. |
| 7 | Ausbilder dürfen Dateien für Auszubildende anlegen | Wenn diese Option gewählt ist, dürfen Ausbilder Dateien und Ordner in Ordnern von Auszubildenden, die sie persönlich betreuen, anlegen. |
| 8 | Ausbilder dürfen Dateien von Auszubildenden bearbeiten | Wenn diese Option gewählt ist, dürfen Ausbilder Dateien und Ordner in Ordnern von Auszubildenden, die sie persönlich betreuen, bearbeiten oder löschen. |
| 9 | Checklisten aktivieren | Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Berichtsheft eine zusätzliche Möglichkeit angezeigt, die Einträge des Auszubildenden zu konfigurierten Checklisten zuzuordnen. Die Erstellung der Checklistenvorlagen erfolgt durch einen Ausbildungsleiter in einem eigenen Konfigurationsbereich. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Checklistenmodul. |
Einstellungen zur Einsatzplanung
Konfigurieren Sie hier weitere Einstellungen und Sichtbarkeiten in der Einsatzplanung. Diese Einstellungen sind nur sichtbar, wenn das Planungsmodul für Ihren Betrieb aktiviert wurde. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Planungsmodul.
| 1 | Abweichungen nicht anzeigen | Ist diese Option ausgewählt, werden die im Berichtsheft abweichend eingetragenen Abteilungen und Lernorte in der Planungsübersicht des Ausbildungsleiters nicht kenntlich gemacht. |
| 2 | Einsatzübersicht für Auszubildende beschränken | Wenn aktiviert, werden den Auszubildenden in der Einsatzübersicht, neben den abgeschlossenen Abschnitten, nur der aktuelle und nächste Abschnitte angezeigt. |
Einstellungen zum Datenschutz
Konfigurieren Sie hier die Datenschutzoptionen für Ihr Unternehmen:
| 1 | Tagesstatus auf Anwesend/Abwesend reduzieren | Wenn aktiviert, dann können Auszubildende nur noch den Status Anwesend/Abwesend im Tagesformat des Berichtsheftes auswählen. Der Tagesstatus von bereits erfassten Wochen ändert sich dadurch nicht. Diese Einstellung wirkt sich ebenfalls auf die Jahresansicht aus. Hier werden dann unter der Spalte Anwesenheit nur noch die Einträge Anwesend, Unentschuldigt, Abwesend und Wochenende angezeigt. Ist diese Option ausgewählt, werden die zwei nachstehenden Optionen Überbetrieblicher Ausbilder sieht Abwesenheiten und Berufsschullehrer sieht Abwesenheiten automatisch ausgeblendet. |
| 2 | Überbetrieblicher Ausbilder sieht Abwesenheiten | Deaktivieren Sie diese Option, damit ein externer (überbetrieblicher) Ausbilder in der Berichtsheftansicht nur die Statusmeldungen Abwesend und ggf. Unentschuldigt sieht statt Arbeitsunfähig, Urlaub usw. |
| 3 | Berufsschullehrer sieht Abwesenheiten | Deaktivieren Sie diese Option, damit ein Berufsschullehrer in der Berichtsheftansicht nur die Statusmeldungen Abwesend und ggf. Unentschuldigt sieht statt Arbeitsunfähig, Urlaub usw. |